Dépôt des comptes annuels : quels documents sont nécessaires ?

La gestion d’une entreprise implique de nombreuses obligations. Les plus importantes sont celles relatives à la fiscalité, à l’approbation et au dépôt des comptes. Ce dernier est particulièrement important parce qu’il impacte les redevances sociales de l’entreprise. Cela dit, le dépôt des comptes suscite encore des interrogations auprès des dirigeants d’entreprise. Beaucoup s’interrogent sur les documents nécessaires à cette démarche ainsi que les variations à connaître.

Le dépôt des comptes annuels : de quoi s’agit-il ?

Il existe de nombreuses ambiguïtés sur l’obligation ou non de déposer le compte annuel. Pour des raisons de confidentialité, de nombreuses entreprises choisissent de ne pas le faire. En effet, un dépôt laisse la possibilité à toute personne curieuse de vérifier les comptes de l’entreprise. Pourtant, le dépôt des comptes annuels est une obligation légale. Il incombe aux :

  • sociétés à responsabilité limitée (SARL),
  • sociétés anonymes (SA),
  • sociétés par actions (SPA),
  • sociétés d’exercice libéral,
  • sociétés coopératives agricoles (SCA),
  • sociétés de personnes (SP).

À ce niveau, il est important de préciser que certaines entreprises sont dispensées de cette procédure. Il s’agit des sociétés de moins de 10 salariés ou ayant un chiffre d’affaires inférieur à 700 000 euros.

Dans les faits, cette procédure consiste à déposer le point du compte annuel de l’entreprise au greffe du tribunal de commerce. Il permet de témoigner de la situation financière de l’entreprise et de donner des preuves de solvabilité.

Pour les sociétés en quête de confidentialité, il est possible de faire une demande de discrétion. Dès lors, seules les autorités judiciaires et la Banque de France pourront accéder au dépôt des comptes annuels de l’entreprise. Toutefois, il existe des critères assez rigoureux qui limitent cette option. Les plus importants sont relatifs au chiffre d’affaires qui ne doit pas dépasser 700 000 ou 40 000 000 euros selon qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une entreprise moyenne.

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Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels se fait auprès du greffe du tribunal de commerce de la région du siège social de l’entreprise. Il est réalisé grâce à un dossier composé de nombreux documents. Avant d’évoquer les documents, il faut préciser qu’ils peuvent varier selon les types d’entreprises.

Les entreprises traditionnelles

Les entreprises traditionnelles devront fournir entre autres un rapport de gestion et le compte annuel des activités.

Le rapport de gestion

C’est un document établi par la direction qui informe l’assemblée générale sur la gestion de la société pendant l’année écoulée et prévoit les perspectives d’avenir. Il est obligatoire pour toutes les entreprises ayant un bilan total de 4 000 000 d’euros, au moins 50 salariés ou un chiffre d’affaires d’au moins 8 000 000 d’euros.

En général, ce document contient une présentation des activités de l’année écoulée. Il met en lumière les difficultés, les progrès ainsi que les principaux évènements. Il présente aussi les résultats, le montant des charges non déductibles et le montant des dividendes versés en 3 ans.

Le compte annuel

Il rassemble le bilan, le compte de résultat et l’annexe des activités d’une entreprise sur une année. Il est donc réalisé à la clôture d’un exercice annuel et est établi par le comptable principal.

En dehors de ces deux éléments, le dossier de dépôt de compte devra contenir le rapport annuel du commissaire aux comptes si l’entreprise prévoit ce poste. Il devra prendre en compte également un rapport du conseil de surveillance s’il s’agit d’une Société Anonyme (SA). Ce conseil a pour fonction de contrôler les actions des dirigeants. Enfin, le dossier de dépôt de compte devra contenir le procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a approuvé les comptes annuels.

C’est le moment de rappeler que le dépôt de compte fait suite à leurs approbations. Pour la réaliser, le dirigeant de la société doit rassembler les associés de l’entreprise et soumettre les comptes annuels. Ces derniers pourront alors donner leurs approbations et faire des prévisions sur l’affectation des résultats annuels. Ils pourront également fixer la rémunération du dirigeant si celle-ci n’est pas prévue dans les statuts fondateurs.

Les entreprises consolidées type holding

La législation française oblige les sociétés commerciales ayant le contrôle ou des parts dans plusieurs autres sociétés à procéder différemment. Ici, les entreprises « mères » doivent présenter un compte consolidé, un rapport sur la gestion du groupe et un rapport du commissaire aux comptes. Selon le type d’entreprise, il faudra ajouter également le rapport du conseil de surveillance d’entreprise.

Le compte consolidé prend en compte la situation financière et patrimoniale de toutes les filiales. De façon caricaturale, elle rassemble la comptabilité de toutes les autres entreprises. Cela va de leurs bilans actifs ou passifs aux annexes comptables. En fin de compte, ce document comporte le bilan consolidé des entreprises, leurs comptes de résultat consolidés et leurs annexes comptables.

Cette nécessité ne s’applique pas à toutes les entreprises consolidées. Pour produire un compte consolidé, l’entreprise mère doit avoir un chiffre d’affaires d’au moins 48 000 000 d’euros, 250 salariés et 24 millions d’euros de bilan.

De même, si les filiales ne représentent qu’une infime partie de l’entreprise mère, le compte consolidé ne s’applique pas à cette dernière. C’est aussi le cas si la société mère ne détient que 20 % des droits de vote au conseil des filiales. Dans ces cas, l’entreprise principale pourra adopter une procédure de dépôt de compte traditionnel.

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Dépôt des comptes annuels : quels sont les délais ?

La législation française prévoit un délai maximum pour le dépôt des comptes d’entreprise. En principe, le dirigeant dispose de six mois pour organiser et soumettre le compte annuel de l’entreprise à l’Assemblée Générale. Ce délai commence dès la date de fermeture de l’exercice comptable de l’année.

Par la suite, il dispose d’un délai d’un mois pour faire le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette fois, le délai commence à partir de la date de tenue de l’Assemblée Générale d’approbation des comptes annuels. Si le dépôt est effectué en ligne, le délai peut être prolongé de deux mois.

Cela dit, les personnes chargées de faire le dépôt peuvent varier selon la nature juridique des entreprises. Dans une SAS, il doit être effectué par le président. Dans une SARL (plusieurs gérants) par contre, il doit être fait par le représentant légal. Au besoin, il peut être réalisé par un mandataire. Il peut s’agir d’un expert-comptable ou d’un avocat.

Quel est le coût du dépôt des comptes d’entreprise ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le dépôt des comptes n’est pas tout à fait gratuit. Il nécessite des frais « mineurs » tels que les émoluments du greffe. En ce sens, il faudra prévoir 43,85 euros pour le dépôt des comptes sociaux chez le greffe et 45,20 euros pour le dépôt par correspondance.

Quant aux comptes sociaux et comptes consolidés, il faudra prévoir 90,40 euros pour le dépôt par correspondance et 87 € environ pour le dépôt chez le greffe. Enfin, pour les entreprises désirant une certaine confidentialité sur leurs comptes, il faudra prévoir 2.58 pour le dépôt par correspondance et 1,49 € pour le dépôt chez le greffe. Pour information, le dépôt par correspondance consiste à envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.

En dehors des émoluments des greffiers, ces frais prennent en compte la publication au journal officiel des annonces civiles et commerciales ainsi que la transmission à l’institut national de propriété industrielle.

Pour finir, le paiement des frais se fait par chèque à l’ordre du greffe du tribunal du commerce. Pour les dépôts en ligne, le paiement se fait par carte bancaire sur les plateformes prévues à cet effet. En cas de non-respect des délais, le greffe procède à une relance et à une facturation.

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