La croissance de la base de données dans une entreprise est l’une des principales sources de problèmes. Les problèmes de stockage sont aggravés par une gestion de plus en plus complexe, des doublons sur différents systèmes et disques durs, et la difficulté de localiser, partager et vérifier une donnée isolée.
Pour toute entreprise qui prend au sérieux son organisation interne et sa digitalisation, une stratégie de gestion des données avec les bons outils est indispensable dans le cadre d’une stratégie commerciale globale.
Sommaire
Qu’est-ce que la gestion des données ?
Les systèmes de gestion des données sont des outils de gestion sophistiqués et très puissants, capables d’assurer un stockage, une synchronisation, une analyse et une distribution rigoureuse des données de l’entreprise (des produits ou services qu’elle vend aux informations sur les employés, fournisseurs, distributeurs, clients…).
La gestion des données est un vaste processus dans lequel peuvent intervenir plusieurs outils, plus spécialisés dans la gestion des données relatives aux produits, à la clientèle, aux ressources administratives et financières, aux archives multimédia…
La clé de ces systèmes est l’automatisation, qui permet d’économiser du temps et des coûts et d’éliminer les redondances et les erreurs dans les bases de données, ainsi que lors de l’envoi d’informations à d’autres canaux ou à d’autres personnes ou sociétés (vendeurs, entrepôts, vendeurs, distributeurs, etc.)
En résumé, la gestion des données est un processus de gestion des données hétérogènes et multiplateformes, qui fait intervenir plusieurs outils ayant des objectifs différents et qui permet d’obtenir une harmonie centrale des données dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise.
Fonctionnalités des systèmes de gestion des données
Les meilleurs programmes de gestion des données ne se contenteront pas de vous offrir un grand dossier dans lequel vous pourrez stocker toutes vos données de manière désordonnée et désordonnée. C’est bien plus qu’une Dropbox.
Les outils de gestion s’intègrent également aux autres logiciels de l’entreprise et comprennent des fonctions d’analyse des données et des omissions, de suivi de l’utilisation de chaque fichier et de mise à jour des autres applications et des plateformes liées.
Avantages
En raison des efforts considérables qu’implique la gestion numérique de toutes les données d’une entreprise, les systèmes de gestion des données sont des outils indispensables pour gagner du temps, tirer le meilleur parti de toutes les ressources d’une entreprise et rationaliser les processus :
- Ils gèrent n’importe quel volume de données. Quelle que soit la taille de la base de données, les systèmes de gestion des données peuvent facilement gérer des quantités illimitées de données et de champs.
- Ils facilitent le travail en étant accessible partout, tout le temps. Tout utilisateur autorisé peut accéder aux outils de gestion des données depuis n’importe quel appareil et n’importe où, et continuer à faire son travail en toute circonstance et dans n’importe quel pays. Cette fonctionnalité des programmes de gestion des données basés sur le cloud répond parfaitement aux besoins du travail à distance et de la synchronisation des équipes et des informations dans plusieurs pays.
- Ils éliminent les redondances et les omissions de données. Ces erreurs étaient très difficiles à détecter à la main, mais avec les outils de gestion automatisée des données, le niveau d’exactitude du contenu est proche de 100 %.
- Ils garantissent un niveau élevé de sécurité, d’efficacité et de confidentialité, ce qui est essentiel pour laisser toutes les informations de l’entreprise entre les mains d’un seul outil. En outre, ils incluent la génération de sauvegardes, l’historique des modifications et les options de récupération des données antérieures.
- Ils économisent du stockage. Des milliers de fichiers Excel, des photos dans différents formats et des mots traduits sont le chaos de toute entreprise. Tout système de gestion des données permet d’économiser de l’espace, car il comprend son propre système de stockage (bien mieux s’il est dans le nuage) et aussi le coût du paiement de comptes tels que Dropbox.
- Ils optimisent l’accès aux données. Et les équipes gagnent beaucoup de temps pour localiser des données spécifiques et toujours correctes, les incorporer dans la base de données centrale et les exporter dans n’importe quel format pour les partager avec des tiers, dans d’autres canaux numériques ou dans des stratégies de marketing.
Inconvénients
Parfois, les outils de gestion des données qui intègrent un grand nombre de fonctions sont orientés vers un profil d’entreprise, ce qui implique un coût très élevé.
En outre, le processus de mise en place d’outils de gestion des données dans une entreprise est délicat et nécessite un personnel spécialisé et la formation des employés et des équipes.
En fin de compte, avec tout programme de gestion des données, de nouvelles méthodes de travail seront introduites, avec lesquelles chacun devra se familiariser, et une période d’adaptation et de test sera nécessaire, en fonction de la complexité de la structure des données de l’entreprise. Il faut également du temps pour gérer toutes les autorisations et les accès, et pour activer les nouveaux protocoles de sécurité et de gestion des données.
La bonne nouvelle est que de plus en plus de types d’outils de gestion des données basés sur le cloud sont disponibles, agiles et dotés d’un processus d’intégration facile pour l’entreprise, y compris un support technique, ce qui peut réduire les délais d’installation à quelques semaines.
Types d’outils de gestion des données
Déterminé à tester la puissance d’un gestionnaire de données ? Ce sont les outils de gestion des données les plus populaires et les plus utiles pour les entreprises qui veulent faire le saut vers la numérisation :
Gestion de l’information sur les produits (PIM)
Il s’agit de l’outil ultime pour les fabricants et les détaillants qui souhaitent disposer d’une plateforme de contrôle centralisée pour tout le contenu de leurs produits.
Un système PIM ou Product Information Management est dédié à la gestion, à la correction et à l’envoi d’informations automatisées et synchronisées sur les produits à tous les canaux de vente, aux programmes de conception de catalogues ou aux agents tels que les détaillants et les représentants commerciaux.
Gestion des données de base (MDM)
Il s’agit d’outils qui gèrent les données de base et les données centrales d’une entreprise, par exemple au niveau de l’entreprise, des employés, des clients, des comptes, des opérations et de la réglementation. Ces programmes comprennent le nettoyage des données, la centralisation, le mappage des clés, le contrôle des transactions, le support multi-domaines, la distribution des informations et la synchronisation globale sur différents sites. Les exemples sont Oracle ou IBM InfoSphere MDM.
Modélisation des données
Il s’agit du processus qui adapte les données au format nécessaire pour être stockées dans la base de données de l’entreprise. Les types d’outils de gestion des données de cette catégorie vous permettent de générer des modèles conceptuels et d’établir les règles de cohérence et de qualité auxquelles les données doivent se conformer.
Stockage de données (DW)
Il s’agit de programmes dédiés à la création d’entrepôts de données, qui sont donc généralement liés au matériel disponible dans l’entreprise et ne comprennent pas de processus de gestion spécialisés par type de données. Ce sont des outils de stockage, mais ils ne fournissent pas à eux seuls une structure et une analyse intelligentes de l’information.
D’autres processus peuvent avoir leurs propres outils, notamment l’analyse de la qualité des données, les métadonnées, l’architecture des données, la sécurité et le stockage.
Un autre aspect est que les outils de gestion des données peuvent organiser les données selon différents critères, tels qu’un modèle relationnel, hiérarchique (sous forme d’arbre) ou en réseau.
Ce protocole influencera le type de DM dont vous avez besoin ; par exemple, dans la gestion des données de produits, les bases de données relationnelles sont utiles pour relier des champs d’information dépendants tels que le modèle, la taille et la couleur.
Conclusion
Les marques comme IBM sont synonymes de grands mots et de gros sous. Mais il existe sur le marché des outils adaptés à tous les profils d’entreprise, ainsi que des systèmes de gestion des données évolutifs qui s’adaptent au volume de données et aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises.
Disposer d’une base de données centralisée et automatisée est l’objectif de base de toute entreprise qui commence à se développer ou qui s’est consolidée. Et pour y parvenir, vous n’avez pas besoin d’un grand nombre d’outils. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez accéder à toutes les fonctions que vous recherchez à partir d’une seule et même plateforme.
