Une application de suivi du temps est un outil essentiel pour les entreprises d’aujourd’hui, en particulier lors du télétravail. Sa principale fonction est de fournir aux employés un système permettant d’enregistrer le début et la fin de leur journée de travail afin que les RH puissent avoir une visibilité des heures travaillées et des heures supplémentaires.
Il existe de nombreuses applications différents sur le marché. Toutefois, les plus performants sont les logiciels spécifiques qui permettent aux employés de consigner leurs heures de travail de n’importe où et les informations parviennent au département des ressources humaines en temps réel.
Sommaire
Est-il obligatoire d’avoir une application pour le temps et la présence ?
L’obligation de tenir un registre du temps de travail existe depuis mai 2019. Depuis lors, les entreprises espagnoles doivent tenir un registre des heures exactes d’entrée et de sortie de tous leurs travailleurs.
La loi sur la comptabilisation du temps de travail est incluse dans le statut des travailleurs, plus précisément à l’article 34.9, qui explique que « l’entreprise doit garantir l’enregistrement quotidien de la journée de travail, qui doit comprendre l’heure spécifique de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice des horaires de travail flexibles établis dans le présent article ».
En outre, la loi stipule également qu’elle est obligatoire :
- Conserver le registre des heures de travail pendant au moins quatre ans.
- Faciliter son accès et sa consultation pour les employés et les syndicats.
- Communiquer aux syndicats les heures supplémentaires effectuées chaque mois.
Toutefois, le texte juridique ne mentionne à aucun moment la nécessité d’utiliser l’un ou l’autre système. L’entreprise est libre de choisir la méthode de pointage qui lui convient le mieux. Bien qu’il existe de nombreuses options sur le marché, comme mentionné ci-dessus, la meilleure option est d’utiliser un logiciel de gestion du temps et des présences qui peut également être utilisé à partir d’un téléphone portable. Il existe également sur le marché différents logiciels de gestion des ressources humaines qui intègrent cette fonctionnalité.
Il est important de disposer d’un système actualisé et fiable, car les amendes pour dépassement de temps et de présence sont à l’ordre du jour et peuvent aller de 626 à 6 250 euros selon l’infraction. En fait, au cours des six premiers mois de la loi, 20 % des entreprises inspectées n’ont respecté aucune des dispositions du règlement, comme nous l’avons déjà vu dans l’article des inspections de contrôle du temps de notre blog.
Caractéristiques d’une application de gestion du temps et des présences
Les logiciels de gestion du temps sont au service des employés, des gestionnaires et, bien sûr, de l’équipe des ressources humaines, ils doivent donc intégrer des fonctionnalités pour répondre aux besoins de chacun d’entre eux.
Pointer et sortir
La principale fonctionnalité d’une application de gestion du temps consiste à pointer les employés à l’entrée et à la sortie. Le processus doit être simple pour que l’expérience de l’utilisateur soit agréable et, en même temps, pour garantir que tous les employés respectent cette obligation. Il est également important que le logiciel permette de configurer le système de pointage de manière à ce que, par exemple, les employés puissent pointer à l’arrivée et au départ de leur domicile lorsqu’ils font du télétravail.
Dans la vidéo suivante, vous pouvez voir les fonctionnalités de notre logiciel en matière de temps et de présence :
Rapports et résumés
Le suivi des heures enregistrées et du nombre d’heures supplémentaires effectuées est l’une des responsabilités de l’équipe des RH. Le logiciel choisi doit contenir des rapports automatiques en temps réel permettant de visualiser les données clés. Cela permettra au département des ressources humaines d’économiser beaucoup de temps par jour d’examen et d’assurer que les heures supplémentaires soient incluses dans la paie du mois.
Calcul des salaires
Une autre des caractéristiques les plus intéressantes d’une application d’enregistrement du temps est la possibilité de calculer automatiquement les salaires. Le service des ressources humaines devra seulement saisir le taux horaire de chaque employé et, sur la base des heures supplémentaires effectuées par chaque employé, il calculera ce qu’il doit être payé le mois prochain.
Application mobile
Le fait de pouvoir accéder à la feuille de temps depuis le téléphone portable, tant pour les employés que pour les responsables des ressources humaines, est un grand avantage. Les travailleurs peuvent saisir leurs heures de travail où qu’ils se trouvent, les responsables peuvent approuver les registres et les RH peuvent vérifier que tout est correct.
