Qu’est-ce qu’un logiciel de paie et à quoi sert-il ?

La génération de la paie est un travail récurrent, répétitif, et qui demande beaucoup de temps et de ressources. Est-il possible de l’optimiser ? Oui, avec l’utilisation de logiciels adaptés.

Dans cet article, nous allons vous expliquer qu’est-ce un logiciel de paie et comment il peut transformer la dynamique de votre service des ressources humaines du jour au lendemain.

Définition du logiciel de paie

Un logiciel de paie vise à aider les entreprises à calculer le salaire, les déductions, les impôts, etc. de leurs employés en fonction de leur contrat et de leur présence dans l’entreprise. En outre, il fait généralement office d’archive pour stocker les données relatives aux employés (telles que le nom et le prénom, le compte bancaire, etc.), les documents (tels que les bons médicaux ou les congés de maladie) et les salaires générés au fil du temps.

Alors, qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? Un programme informatique, généralement hébergé dans le cloud, pour gérer tout ce qui touche à la paie du personnel d’une entreprise.

Son principal avantage est que la génération de la paie, et tous les calculs que cela implique, se font automatiquement, ce qui réduit la charge de travail de l’équipe responsable et la marge d’erreur.

À quoi sert un logiciel de paie ?

Comme le montre la définition, les logiciels de paie permettent de simplifier et d’automatiser ce processus, qui peut autrement nécessiter de nombreuses heures de travail.

Au sein d’une même plate-forme, l’équipe des RH peut :

• Suivez les heures travaillées pour voir si les heures supplémentaires doivent être payées dans la paie du mois suivant.
• Consultez le salaire de chaque employé et les éventuelles variables auxquelles il a droit en vertu de son contrat.
• Retenir les impôts et les déductions.
• Générer automatiquement la paie de chaque employé sans faire de calculs.
• Envoyez automatiquement la paie à chaque employé.
• Stocker les documents et les salaires dans le nuage.
• Archiver les données relatives aux employés, telles que le nom, le numéro de sécurité sociale, le compte bancaire, etc.

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Les avantages de la mise en place d’un logiciel de paie

Travailler avec un logiciel de paie apporte de multiples avantages aux entreprises :

Il réduit les coûts internes : la gestion des salaires demande du temps et des ressources. Cependant, l’utilisation d’un logiciel permet d’accélérer les processus, ce qui signifie des économies importantes pour l’entreprise.

Augmente la motivation des employés : l’un des facteurs qui influencent le bonheur des employés d’une entreprise est qu’ils soient payés à temps. Il est essentiel de disposer d’un programme de paie qui permette d’effectuer des transferts précis et en temps voulu. Des paiements tardifs ou inexacts peuvent amener le personnel à remettre en question la stabilité financière de l’entreprise, ce qui pourrait affecter l’environnement de travail et donc les performances au quotidien.

Facilite le paiement et la gestion des variables, des heures supplémentaires… : le système de paie vous permet également de garder un contrôle exhaustif de tous les aspects qui peuvent faire varier le montant qu’un employé reçoit dans un mois donné. Il s’agit de variables, d’heures supplémentaires, de rémunération supplémentaire, etc. Faire un calcul correct est essentiel pour la satisfaction des employés et avec le bon logiciel, il est beaucoup plus facile de contrôler ces aspects.

Il contribue au respect de la législation en vigueur : l’entreprise et le salarié paient une série d’impôts à l’État sur chacune des paies, bien que ceux-ci puissent être réduits par des primes. Le programme calcule tout automatiquement pour éviter les erreurs et les problèmes avec le Trésor public ou la sécurité sociale.

Il permet d’envoyer les salaires automatiquement : toutes les entreprises sont tenues d’envoyer les salaires à leurs employés ou de les mettre à disposition sur une plateforme. Les logiciels de paie sont chargés de les distribuer et de les stocker afin que les travailleurs les aient toujours à portée de main.

Caractéristiques d’un logiciel de paie

Que doit-on attendre des fonctionnalités d’un logiciel de paie ? Il existe de nombreuses options sur le marché qui offrent différents services. Nous avons listé pour vous les fonctionnalités de base qu’un logiciel de paie doit vous offrir pour faire gagner du temps à votre département des ressources humaines :

Stockage et gestion des données relatives à la paie.

Le logiciel de paie agit comme un CRM interne pour stocker toutes les données des employés : nom, prénom, numéro de sécurité sociale, compte bancaire… Tout cela, en outre, en toute sécurité et dans le cloud.

Calcul et émission des salaires

La principale fonctionnalité est, bien entendu, le calcul et l’émission de la paie mensuelle. Normalement, il est possible d’ajuster la configuration pour déterminer le calcul du salaire, le type de journée de travail, etc. Tout est calculé automatiquement et un document officiel est généré.

Gestion fiscale

Avec ce type de logiciel, les impôts à payer par l’entreprise sont automatiquement calculés. En fait, il existe des solutions qui peuvent être intégrées au système RED de la Trésorerie Générale de la Sécurité Sociale pour faciliter les procédures et le paiement des impôts.

Notifications des dates clés

Dans de nombreux programmes, il est également possible de mettre en place des alertes pour recevoir des notifications aux dates clés : nouveaux contrats ou résiliations, vacances, absences, etc. Ainsi, l’équipe des RH est toujours informée de tout et ne manque aucune étape importante.

Envoi de virements

L’envoi automatique des virements est une autre caractéristique qui fait gagner beaucoup de temps au service de la paie. Le programme s’occupe de payer les employés le bon jour et sans erreur.

Déductions automatiques

Lors du calcul du résultat de la paie, des retenues peuvent être appliquées en fonction de différents facteurs. Le programme les applique automatiquement et, en outre, il est tenu au courant des dernières nouvelles et des changements dans ce domaine.

Gestion des indemnités de départ

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, ses indemnités de départ doivent être gérées. Le logiciel de paie calcule automatiquement le montant à verser à l’employé en tenant compte du nombre de jours travaillés ou des congés en attente dont il doit bénéficier.

Accès à distance (Saas)

Enfin, une autre fonctionnalité de base de tout logiciel de paie est l’accès à distance sur les différents supports comme le smartphone ou la tablette. De nos jours, il est essentiel de pouvoir accéder aux programmes depuis n’importe quel endroit ou par le biais de divers dispositifs. Pour cela, il est important que le système soit hébergé dans le cloud.

Bien sûr, il s’agit de fonctionnalités génériques. Toutefois, chaque entreprise doit chercher le programme qui convient le mieux à ses besoins et à la gestion des salaires.