Comment choisir un logiciel de paie ?

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Dans la plupart des entreprises, les salaires constituent le facteur le plus important des dépenses professionnelles. Les entreprises ont donc tout intérêt à minimiser la marge d’erreur dans la gestion des salaires de leurs employés. Le meilleur moyen d’y parvenir est de s’équiper d’un logiciel de paie adapté à vos besoins internes, rendant le travail du service en charge 100% efficace.

Les principales fonctions d’un logiciel de paie

Un outil de ce type permet de gérer les aspects fiscaux, sociaux et comptables de chaque employé ou collaborateur subordonné sur une plateforme unique pour le calcul du salaire, des cotisations, des échelons d’ancienneté, des mutuelles, etc.

Un logiciel de paie permet, entre autres, de

  • mettre facilement à jour les données personnelles ;
  • se tenir au courant des nouvelles réglementations ;
  • personnaliser la gestion en fonction des besoins de l’entreprise ;
  • simuler les coûts liés aux paiements des employés, en limitant la possibilité d’erreurs ;
  • gérer les protocoles et les paiements fiscaux avec les administrations publiques et privées (ETT, Sécurité sociale, etc.) ;
  • gérer les contrats et la paie ;
  • en ajoutant les heures supplémentaires, en soustrayant les congés pris ou les congés sans solde ;
  • le calcul des cotisations, des impôts et des échelons d’ancienneté ;
  • le traitement des paiements de salaires, des indemnités de départ, des primes d’encouragement, des primes de production, etc ;
  • générer des documents relatifs aux antécédents professionnels de manière personnalisée.

Comment choisir un logiciel de paie ?

Grâce à ses multiples fonctions et possibilités, un logiciel de paie facilite les tâches du service qui en est chargé et permet d’avoir un plus grand contrôle sur les résultats économiques de l’entreprise.

Bien entendu, les besoins du service administratif d’une petite entreprise sont différents de ceux d’une grande industrie, d’un cabinet comptable ou d’un consultant en emploi. La convention collective nationale du secteur commercial implique des obligations et des exigences différentes de celles fixées par le fonds de pension des ingénieurs et des architectes, par exemple.

Pour choisir le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise, vous devez tenir compte de nombreux facteurs différents, du secteur d’activité à la réalité spécifique, en passant par les compétences et les capacités spécifiques du service.

Voici trois points essentiels à prendre en compte lors du choix de votre nouveau logiciel de paie :

  • Connaissez en détail les besoins et les difficultés de votre département RH. Sélectionnez les modules dont vous avez réellement besoin, sans surestimer les coûts ni sous-estimer l’investissement en achetant un produit insuffisant.
  • Soyez attentif aux caractéristiques de l’entreprise : petite, moyenne ou grande entreprise, nombre de salariés permanents et occasionnels, etc.
  • Choisissez un type de logiciel. La première décision purement technique à prendre est de choisir entre un logiciel en nuage et un logiciel sur site. Un produit stocké sur le serveur local de l’entreprise n’est pas toujours la meilleure solution, car il peut y avoir des problèmes de sécurité, de performance de la machine sur laquelle il est installé et d’accès, qui, contrairement au logiciel de paie en nuage, ne permet pas une utilisation à distance.

En bref, vous devez commencer par analyser les besoins et les particularités afin d’identifier le bon produit pour votre entreprise. Vous pouvez confier cette tâche souvent complexe à un cabinet de gestion de paie qui s’occupera de la faire pour vous et vous évitera des embauches et des process fastidieux à mettre en place dans votre service compta ou RH.

2 commentaires

  1. Ping : ACTRADIS, le dispositif des pièces administratives - Lemennicier

  2. Ping : Qu'est-ce qu'un logiciel de paie et à quoi sert-il ? - Lemennicier

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