La dématérialisation des factures est une obligation imposée à toutes les entreprises qui adressent des factures au secteur public. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de l’allègement des tâches administratives, et dans la dynamique du «papier zéro» dans l’administration. De ce fait, les entreprises ne doivent plus envoyer les factures papier au secteur public.
Afin de leur faciliter la tâche, la plateforme Chorus Pro a été mise en place. Cet instrument permet aux entreprises d’adresser leurs factures électroniques à l’administration. Qu’est-ce que le portail Chorus Pro ? Comment fonctionne-t-il ? Nous vous présentons le fonctionnement de cette plateforme pour vous simplifier son utilisation.
Sommaire
Le portail Chorus Pro : qu’est-ce que c’est ?
Chorus Pro est une plateforme dédiée à l’établissement des factures électroniques pour l’ensemble des administrations publiques. L’utilisation de cette plateforme concerne tous les TPE, les PME, les grandes entreprises qui travaillent pour l’État ou pour une entité publique. Si vous êtes dans l’une de ces catégories, vous êtes donc concerné par cette nouvelle plateforme. Chorus Pro est un point d’entrée unique, qui permet à toutes les entreprises de déposer leur facture, et de suivre son acheminement. C’est une plateforme très pratique, qui présente de nombreux avantages. Elle est fonctionnelle 24h/24, et est directement accessible sur le réseau Internet. Il existe également certains logiciels de gestion de comptabilité qui permettent d’y accéder. En fonction des moyens de l’entreprise, il est possible de déléguer le dépôt des factures électroniques sur Chorus Pro à un expert-comptable ou à une entreprise spécialisée.
Quels sont les avantages de cette plateforme ?
Cette plateforme a l’avantage de faciliter les procédures aux entreprises. En effet, vous n’aurez plus besoin de déposer de nombreux documents, de traîner la paperasse avant d’obtenir le paiement. Nous sommes tous conscients du fait que les démarches administratives peuvent être contraignantes et faire perdre du temps. Vous gagnez donc du temps grâce à cette plateforme. Vous pourrez désormais adresser votre facture sans le moindre déplacement. Le processus de paiement est plus fluide et les délais de paiement sont plus rapides. De plus, c’est une plateforme sécurisée, et qui simplifie les relations entre les fournisseurs et l’administration publique.
Fonctionnement du portail Chorus Pro
Avant de pouvoir utiliser cette plateforme, vous devez vous inscrire. Après votre inscription, vous pouvez adresser votre facture et suivre son acheminement. Par ailleurs, certains éléments obligatoires doivent figurer sur votre facture afin qu’elle soit valide.
Inscription sur Chorus Pro
Pour vous inscrire, vous devez vous connecter sur la plateforme. Certaines informations concernant votre entreprise vous seront demandées pour créer votre compte. Vous aurez besoin du numéro SIRET de votre entreprise, ainsi qu’une adresse courriel. Entrez ces informations dans le cadre ‘Vous êtes nouveau sur Chorus Pro’ puis validez. Ensuite, vous serez amené à renseigner vos informations personnelles ainsi que celles de votre entreprise. Paramétrez enfin votre compte en sélectionnant les fonctionnalités que vous souhaitez activer. À la fin de l’inscription, un récapitulatif vous sera envoyé sur l’adresse mail que vous avez renseignée préalablement. Pour valider votre inscription, vous devez choisir un mot de passe et une question secrète.
Saisie et dépôt d’une facture sur Chorus Pro
Vous avez la possibilité de saisir directement votre facture sur le portail Chorus Pro. Vous pouvez également créer votre facture à partir d’un logiciel conforme sur votre ordinateur, puis vous l’importez sur la plateforme. Si vous optez pour la première option, il est nécessaire de générer et signer un mandat de facturation au préalable. Pour saisir votre facture, cliquez sur l’espace ‘Saisir Facture’.
En ce qui concerne l’importation de la facture sur le portail Chorus Pro, connectez-vous sur votre compte utilisateur Chorus Pro, cliquez sur l’onglet ‘Factures émises’ pour accéder à l’espace dépôt. Cliquez ensuite sur l’onglet ‘Dépôt facture’, puis téléchargez votre fichier. Chorus Pro est compatible à différents formats de documents à savoir PDF, XML et Factur-X. Pour être valide, la facture doit comprendre certains éléments obligatoires.
Vous devez impérativement mettre sur la facture la date d’émission, le nom de votre entreprise, la désignation du destinataire, ainsi que le numéro d’identifiant unique de la facture. Le numéro dont il est question est basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’entreprise qui émet la facture. Doivent également figurer sur la facture, le numéro d’engagement, le code d’identification du service chargé d’effectuer le paiement de la facture. Enfin, la facture doit aussi comporter la date de livraison ou d’exécution, le montant à payer, la quantité des produits ainsi que les modalités de règlement conclues avec le service public. Il est important que votre facture comprenne les mentions obligatoires afin d’être prise en compte.
Envoyer une facture sur Chorus Pro
Une fois que vous avez saisi ou téléchargé la facture sur Chorus Pro, vous devez choisir le cadre de dépôt et la structure de l’entreprise. Une facture type remplie avec les informations que vous avez renseignées est générée automatiquement. Prenez le soin de lire la facture, et de corriger toutes les informations erronées. Si certaines ne sont pas disponibles sur la facture, vous pouvez la remplir manuellement. Vous pouvez ajouter des pièces jointes si nécessaire. Enfin, validez puis envoyez la facture. Le destinataire reçoit directement la facture, ce qui permet d’accélérer le paiement.
Suivre le traitement de votre facture
Le fournisseur peut suivre facilement sa facture sur Chorus Pro. Il peut également recevoir des courriels ou des notifications sur l’avancement de la facture. Pour suivre une facture, il faut se connecter sur le compte utilisateur Chorus Pro. Sur le tableau de bord, vous avez l’ensemble des factures que vous avez envoyées. Cliquez sur statut pour connaître l’avancement de vos factures. En cliquant sur statut, vous aurez un ensemble d’informations retraçant le cheminement de toutes vos factures. Il est possible d’exporter sur Excel le résultat de votre recherche pour une meilleure exploitation.
Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez consulter en détail, puis sur ‘Suivi de traitement’. Vous aurez donc l’historique du traitement de votre facture. Dans la colonne commentaire, vous aurez toutes les explications nécessaires pour mieux comprendre l’étape de traitement à laquelle se trouve la facture.
